国内市场占有率领先的住房保障管理系统

助力住房保障体系建设 促进社会和谐发展

开发背景

“住房保障业务管理系统”是根据《国务院关于解决城市低收入家庭住房困难的若干意见》(国发〔2007〕24号)、《广东省人民政府关于切实解决城镇低收入家庭住房困难的实施意见》(粤府〔2008〕3号)等文件精神,并依据国家、广东省及各地市有关住房保障的一系列法律法规、规范性文件和管理办法等,以解决城镇低收入家庭住房困难问题主要目标而开发的信息化管理系统。

产品优势

符合最新的住房保障档案管理标准

严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《住房保障档案管理办法》等国家法令法规要求并同考虑未来信息资源管理的发展趋势而设计开发。 系统不仅在技术上符合国家关于住房保障档案信息化建设的有关要求,在标准化程度上符合建设行业档案管理规范的专业性要求,而且还能够与现有住房保障业务信息管理系统进行整合,在档案和业务数据间建立互换和抽取机制,达到信息的顺利交换,便于信息的一致性获取,减少重复劳动工作量。

与业务系统无缝整合实现自动化

系统对归卷、卷内文件目录的生成等档案管理操作都极其方便,系统可以实现自动化生成卷内文件目录,自动化归档,并且其增、删、改等都方便快捷。同时归档的电子档案具有高度的标准性,使之对电子档案的检索更加方便。 计算机编制目录更加规范化、标准化,广度与深度都比手工大有提高; 可以达到档案数据一次输入多次使用,提高了工作效率; 自动统计速度快、提供信息及时准确; 电子档案管理系统高效、完整的解决人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理并对其流转过程进行实时监控的需求。

高效的纸质档案电子化

系统采用便捷式高速多功能拍摄仪,无论是纸张文件、彩色图片还是立体物件,都能够轻松完成拍摄并将拍摄的图片即时存储,不但比传统扫描仪更高效,而且具备更多功能与用途。在进行文件或物体的拍摄时,文件或物体不需要与捷易拍进行接触,故不会出现传统扫描仪的卡纸现象。能随心所欲的获取影像数据。快速高品质的文件影像采集能够满足您对文档数字化的需求。 系统采用的高拍仪和传统扫描仪一样,可以采集文档资料;但是比传统的扫描仪具备更多的功能,因为它不但可以拍摄纸张资料,还可以对实物进行拍摄,采集速度远远高于传统的扫描仪。 使用高拍仪可轻松将装订好的书籍、合同、书刊杂志等进行拍摄存储,克服传统扫描仪速度慢并且不易处理装订好书籍的缺点。

资源共享检索自由

检索不受时间、空间的限制,可以在权限范围内随时随地查询; 检索工具多,检索方式齐全,检索速度快; 一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读,而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术,因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算,而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的,二者在速度上的区别非常明显。而且,一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端,电子档案这种不受存储载体限制的特点,使利用者产生一种共享的感觉,从而摆脱时间和空间的制约。 系统采用B/S架构,只需要浏览器即可以在任意终端实现档案的查询甚至归档等功能。

可靠的安全性保障

系统提供细致的权限控制手段,满足多种应用场景,确保信息使用过程中的安全性;以服务端安全风险管理为主的内容安全控制技术,可以充分兼顾业务与安全之间的平衡,在保证企业内部沟通、分享的同时,兼顾知识产权和商业秘密资料的安全保密工作。
用户认证 系统提供用户认证,要求每个用户自行设定准入安全密码,用户密码经过加密保存在数据库。 授权用户进入系统时需要录入校验码,通过校验码,控制非法用户采用脚本暴力破解用户密码。
权限管理 用户权限管理是系统安全运行的保障,没有严密的权限管理也就没有安全可靠的数据保证。 要求系统提供严密的授权机制,可对不同的分类档案,为不同的用户赋予相对应的工作权限(新增、修改、删除、查询、浏览、打印、借阅等),只有经过授权的用户才能正常使用本系统。 系统访问控制,必须能实现严格的权限控制,并具有防止越权操作的技术措施。 数据保护,必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行,并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。 系统安全保密监控,必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。

良好的用户体验

系统融合了大量WEB2.0元素。这种开放、稳健、可扩展的体系架构,带来了全新的用户体验。用户完全以一种互联网领域熟悉的模式实现对内容的访问,这样可以降低系统的后期培训、维护成本。

系统架构

系统功能

家庭档案归档管理

归档文件的整理规则根据相关制度和规范进行定义,依照住建部《住房保障档案管理办法》,按照“一户一档”的原则,分别建立住房保障档案。因此,系统在系统设置与维护子系统中专门有针对归档文件整理规则的设置,例如档案编号规则、组卷规则等,档案管理人员可以通过设置不同档案类型的文件整理规则来规范各部门和基层档案部门的归档文件整理工作。 家庭档案归档有两个入口,一个入口是从“未归档申请”进入,系统归档方式,采用通过查询业务申请所收取证件资料,及关联的家庭基本信息,生成家庭档案基本信息及自动编目生成卷内文件目录。另一个入口是通过“未归档家庭”,通过此入口,系统将查询此家庭所有未归档的申请资料,生成此家庭的档案信息。 通过“已归档申请”和“已归档家庭”入口可以对已经归档的资料进一步编辑完善。如档案数字化或增加备考记录等。 当然家庭档案的归档还呆以手工处理,即不通过“未归档申请”和“未归档家庭”入口进入,而是通过案卷目录管理(档案管理)模块,直接“新建档案”手工编目处理,手工添加的档案信息,在录入卡片里填写案卷的相关信息,再案卷信息录入保存完成了。然后将将属于这个案卷的文件加入到案卷中,这样手动组卷完成。

房产档案归档管理

住房保障房产档案主要内容指房地产权属档案,但房地产权属档案已经在房产管理部门进行了归档,所以,住房保障房产档案应有所区别,主要归档项目建设等方面的内容。以下内容为主要归档内容: 1、建设工程规划许可证,建设用地规划许可证,土地使用权证书或者土地来源证明,房屋拆迁批件及补偿安置协议书,联建或者统建合同,翻改扩建及固定资产投资批准文件,房屋竣工验收有关材料等; 2、房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图;房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。 房地产权属档案应当以房地产权利人(即权属单元)为宗立卷。卷内文件排列,应当按照房地产权属变化、产权文件形成时间及权属文件主次关系为序。 房产档案的归档方法是,通过数据交换程序,把业务系统的楼盘数据全面到本地服务器的业务数据库中,进入房产档案归档管理的“未归档”卡片内,通过点击“归档”操作,手工编目实现房产档案的归档。

案卷目录管理

案卷目录管理即档案管理,案卷是按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位,也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。 密级期限设置 批量设置密级的有效期限,如果不设置,系统认为该密级永久有效。 设置目录号 设置档案实体的目录号。系统要有两种设置方式:分期限和混期限。分期限就是为所有保管期限分别设置一个目录号,设置完毕后,该实体的每个文件的目录号就会根据自己的保管期限自动生成。 生成归档号 能够自动生成归档号,生成的归档号要以用户指定的号开始,顺序累加。 用户先选择要生成归档号的文件,在指定初始归档号,系统自动生成选择文件的归档号。 案卷调整 档案管理员在归档的过程中,需要对错误的归档结果进行纠错,包括:分卷、合卷、拆卷、插卷、补空卷、卷内顺序调整、案卷顺序调整、案卷号调整等等。

卷内文件目录管理

卷内文件目录管理,已经包含在档案编辑管理内容内。 如果一个家庭乾进行了多个业务申请,则此家庭档案应该会生成多个对应的卷内目录。当然如果某家庭档案已经比较多内容,需要归内新的档案时,系统也提供“归入新档案”的选项。 本功能模块为提供了一个简洁规范的文件管理界面,将住房保障收件纳入档案管理的轨道,使在进行业务处理的同时,实现了“一次输入,反复利用”,在不增加工作量的前提下,提高其工作效率,并且大幅度减少档案管理员的工作。 对于经由住房保障业务系统中的文件,不再需要著录操作,对于外来文及其他非业务系统并且不在业务系统中的文件,需要进行手工著录,以及原文的扫描和原文挂接等操作。对于已登记的文件,在浏览时能够按照不同档案门类的不同排序方案进行分类排序,并依据排序的结果形成归档号(两层表时只针对案卷级)。 文件管理模块可以实现对收件的分类、登记、修改、删除,以及各种文件报表的打印等功能,文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统,参加后续的立卷工作。

纸质档案电子化

数字化加工 对于批量扫描纸质档案,数字化加工软件,提供包括扫描、优化、批量挂接等功能。 OCR识别 可以在扫描子系统集成第三方OCR软件对扫描的原文进行OCR识别,并将识别后的文本信息存储到数据库或文本文件中,为方便利用和全文检索做准备;也可将OCR功能集成到客户端,方便用户在浏览图像原文时有选择性的进行OCR识别。

档案报表打印

报表打印是档案工作人员日常工作之一,本系统中为用户提供各种符合国家标准的档案报表如:案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等,打印方法简便快捷。

档案检索

档案检索帮助用户快速而全面的查找需要的数据。 检索是档案管理员日常的工作之一,系统为用户提供了方便快捷的查询工具,系统提供了档案分类、档号、案卷题名、编制日期等多种条件组合进行查询。任何一种检索方式都支持模糊检索。

借阅归还管理

借阅管理针对档案实体提供借阅的登记、归还和催还管理,辅助档案管理员方便地完成实体借阅的工作。 借阅管理子系统主要是对纸介质的工程图纸、文书档案等文件的借阅管理。它帮助管理员记录每次的借阅人姓名、借阅文件的有关信息、借阅时间以及设置借阅人的借阅期限、每个人最多借阅文件的个数,还能判断每个借阅人是否有权借阅该文件等。另一方面,借阅管理子系统还能用归还管理对已借出的文档进行归还和续借管理,利用催还管理检索到期未归还的文档,利用借阅统计查看所有借阅已归还和未归还的文档情况。工作人员不需要再象以往那样手工整理大量借阅卡,而是在计算机上指定应归还日期,便可检索出所有当日应归还的文件的信息和借阅人的情况,以及查看所有被预约档案的情况。因此,利用借阅管理子系统管理借阅,不但大大提高了工作人员的效率,并且实现了智能化办公。 借阅管理分为借阅登记、归还管理、借阅设定三部分功能。

与住房保障系统业务数据交换

数据交换平台的优势

迅速准确
通过数据交换平台,可以自动的迅速的准确的,把业务信息系统中的数据交换到档案管理系统相关数据库。对不同信息系统,采用数据交换来实现数据的共享互通,这是一个比较普遍的做法。以电子文件交换取代了传统的手工录入方面,双方使用统一的国际标准格式编制数据,利用电子方式将数据准确迅速的由一方传递到另一方,是当前信息系统普遍使用和推广的标准数据交换方式。
方便高效
减少了许多重复劳动,提高了工作效率。如果没有数据交换平台系统,需要经常将住房保障资料重复输入电脑,这样既费时又容易出错。数据交换平台使信息系统双方能够以更迅速有效的方式完成,大大简化了数据输入的过

数据交换原则

数据交换的真实性和简洁性。
直接从业务系统中提取数据、统计上报,而不是手工自己统计制作数据上报,更不用通过其他部门进行采集,充分保证数据的真实性。 确保统计数据简洁有效,剔除大量重复和细微数据,采集对住房保障工作有指导意思的重要数据。
底层传输的数据的可读性
网络中传输的底层数据因协议不同而编码规则不同,虽然最终传输时都是二进制位流,但是不同的应用协议需要提供不同的转换机制。这种情况导致管理站在对采用不同协议发送管理信息的被管对象之间进行管理时很难实现兼容。如果协议在数据表示时都采用XML格式进行描述,这样网络之间传递的都是简单的字符流,可以通过相同的XML解析器进行解析,然后根据不同的XML标记,对数据的不同部分进行区分处理,使底层数据更具可读性。

数据交换实现方式

数据交换接口服务采用WEBSERVICE
数据交换采用WEBSERVICE方式来实现。Web Service是一项成熟技术,能使得运行在不同机器上的不同应用无须借助附加的、专门的第三方软件或硬件,就可相互交换数据或集成。依据Web Service规范实施的应用之间,无论它们所使用的语言、平台或内部协议是什么,都可以相互交换数据。 Web Service是自描述、自包含的可用网络模块,可以执行具体的业务功能。Web Service也很容易部署,因为它们基于一些常规的产业标准以及已有的一些技术,诸如XML和HTTP。Web Service减少了应用接口的花费。Web Service为整个企业甚至多个组织之间的业务流程的集成提供了一个通用机制。 Web service是一个平台独立的,松耦合的,自包含的、基于可编程的web的应用程序,可使用开放的XML标准来描述、发布、发现、协调和配置这些应用程序,用于开发分布式的互操作的应用程序。
数据交换格式采用XML
可扩展标记语言 (Extensible Markup Language, XML) ,用于标记电子文件使其具有结构性的标记语言,可以用来标记数据、定义数据类型,是一种允许用户对自己的标记语言进行定义的源语言。 XML是标准通用标记语言 (SGML) 的子集,非常适合 Web 传输。XML 提供统一的方法来描述和交换独立于应用程序或供应商的结构化数据。 可扩展的标记语言(XML)是Web service平台中表示数据的基本格式。除了易于建立和易于分析外,XML主要的优点在于它既是平台无关的,又是厂商无关的。无关性是比技术优越性更重要的:软件厂商是不会选择一个由竞争对手所发明的技术的。 XML解决了数据表示的问题,但它没有定义一套标准的数据类型,更没有说怎么去扩展这套数据类型。例如,整形数到底代表什么?16位,32位,还是64位?这些细节对实现互操作性都是很重要的。W3C制定的XML Schema(XSD)就是专门解决这个问题的一套标准。它定义了一套标准的数据类型,并给出了一种语言来扩展这套数据类型。Web service平台就是用XSD来作为其数据类型系统的。当你用某种语言(如VB. NET或C#)来构造一个Web service时,为了符合Web service标准,所有你使用的数据类型都必须被转换为XSD类型。你用的工具可能已经自动帮你完成了这个转换,但你很可能会根据你的需要修改一下转换过程。
通过业务接口程序可以将住房保障管理系统数据库中每年、每天形成的文件数据信息转换到档案管理系统的数据库中,通过业务接口程序,用户可以避免数据的重新录入,文件的重新扫描,避免了数据和文件的重新挂接,从而减少了用户的工作量,达到了数据资源的共享使用,整个数据的转换工作包括两个方面: 目录信息的转换:通过建立业务数据库与档案管理数据库表之间的字段对应关系,用户运用接口程序将目录信息转到点子档案管理系统对应的表中,并形成一些配置数据; 文件信息的转换:文件信息的转换包括对扫描文件、WORD文件等一些业务系统通过嵌入、链接等方式挂接的文件,还有一些用户编辑文件的界面数据,例如:通过业务起草的文件格式,用户通过接口程序都能将其转换成一个单独的文件或者将其存放在档案系统的数据库中,以便档案系统中对数据的利用。

客户案例